Eficienta si eficacitate in proiecte

Ti s-a întâmplat vreodată să confunzi noțiunile de eficienta si eficacitate ? Nu-i grav, află ACUM diferența. În acest tutorial realizat de Training.EXE în cadrul cursului de manager proiect sunt prezentate niste declinări ale noțiunilor de EFICACITATE si EFICIENTA cu aplicabilitate directă în zona managementului de proiect.

TRANSCRIPT TUTORIAL

Oricine poate realiza un proiect risipind bani si timp fără măsură, dar adevărata provocare este să atingi obiectivele unui proiect cu exact atâtea resurse câte sunt strict necesare sau altfel spus a face lucrurile CARE trebuie  CUM trebuie.

Managementul unui proiect cuprinde următoarele elemente, fără a se limita la:

1. Identificarea cerinţelor;
2. Satisfacerea diverselor nevoi, preocupări şi aşteptări ale părţilor interesate în planificarea şi execuția proiectului;
3. Definirea, menţinerea și realizarea comunicării între părţile interesate active, operative şi colaborative;
4. Managementul părţilor interesate în scopul îndeplinirii cerinţelor proiectului și crearea livrabilelor proiectului;

ÎN CE CONSTĂ VALOAREA MANAGEMENTULUI DE PROIECT ? DE CE AVEM NEVOIE DE EL ?

Spuneam mai devreme că adevărata provocare este să faci lucrurile care trebuie, cum trebuie… și de fapt nu știu dacă ați realizat, dar introduceam 2 noțiuni importante:

EFICACITATE A face lucrurile CARE trebuie (doing the right things) ceea ce se traduce prin prioritizare, focalizare pe obiective

EFICIENȚĂ A face lucrurile CUM trebuie (doing things right) – ceea ce ar putea însemna procedurizare, focalizare pe resurse

Rețineți că Eficacitate + Eficiență = EXCELENȚĂ  A face lucrurile CARE trebuie  CUM trebuie (doing the right things right)

În continuare voi prezenta niste declinări ale noțiunilor de EFICACITATE ȘI EFICIENTĂ cu aplicabilitate ceva mai directă în zona managementului de proiect.

Pentru a înțelege și mai bine noțiunea de EFICACITATE – mă voi folosi Principiul lui Pareto (80/20) care se traduce astfel:

80% din rezultate sunt efectul a 20% din efortul depus.

Se poate spune că, 20% din oameni câştigă 80 % din bani; 20% din clienţi aduc 80% din venituri

În practică sunt de făcut 2 lucruri simple:

– aflăm care sunt cele 20% din acţiuni care produc 80% din rezultate şi ne concentrăm asupra lor;

-aflăm care sunt cele 20% din sursele care ne cauzează 80% din probleme şi ne concentrăm pe eliminarea lor

Cu ajutorul metodei Pareto, acţiunile asupra cărora ne vom concentra efortul, vor avea un efect de EFICACITATE.

Pentru a înțelege și mai bine noțiunea de EFICIENȚĂ – mă voi folosi  de Principiul lui Parkinson (celebra persoană care a inventat deadline-urile) care  spune că percepţia asupra unei sarcini va creşte în importanţă şi complexitate direct proporțional cu timpul alocat finalizării acesteia.

Adică, cu cât vei avea un deadline mai scurt pentru a termina un anumit lucru, cu atât vei fi mai eficient şi mai focalizat pe terminarea lui.

Cu cât timpul alocat creşte, va creşte şi presiunea mentală asupra ta şi vei percepe respectiva sarcină mult mai grea decât este de fapt.

Asta se poate traduce în felul următor: rezultatele sarcinilor cu deadline-uri mai scurte sunt aproape întotdeauna egale sau mai bune decât în cazul termenelor limită lungi.

Principiul Pareto și Principiul lui Parkinson sunt doar 2 exemple de tehnici specifice managementului de proiect.

Nu uitați : oricine poate realiza un proiect risipind bani si timp fără măsură, dar adevărata provocare este să atingi obiectivele unui proiect cu exact atâtea resurse câte sunt strict necesare.